¿Son los archivos garantía de transparencia y buen gobierno?

El objeto de los archivos es dar un acceso rápido a los ciudadanos, pero las distintas limitaciones impuestas en virtud de las leyes de transparencia, de protección de datos... crean una red de claves, permisos y contraseñas que dificultan su acceso incluso impedirlo y provocar la pérdida de la información.

En este sentido, surgen las estrategias de continuidad digital, que pretenden garantizar la preservación indefinida de los documentos para futuras generaciones, a pesar de las dependencias de soportes, formatos electrónicos, programas informáticos... Cualquier documento tiene múliples valores: administrativos, probatorios, histórico, e incluso estratégicos para la institución que los genera. Los documentos pueden ser de cualquier tipo, desde documentos de tramitación de impuestos, hasta las mediciones medioambientales realizadas en cualquier ciudad.

Una clave que garantizaría la conservación de toda esa documentación, es su reutilización de cualquier forma que sea preciso, en cualquier momento en que surja la necesidad de ello. Es fundamental poseer una base de datos que facilite el almacenamiento y recuperación de los documentos, y que utilice metadatos que permitan la llamada “recolección automatizada”.

Por todo lo anterior, los archiveros tienen acceso privilegiado y manejan toda la información pública, por lo que su papel en la innovación podría ser muy importante. Además, el archivo es una unidad informativa de primer orden, porque contiene una información estructura y de gran calidad, y dispuesta para ser utilizada.